Toma física de inventarios

Con la proximidad del cierre del ejercicio, la toma física de inventarios se posiciona como uno de los procedimientos más críticos para la integridad de la información financiera y el cabal cumplimiento fiscal. Este proceso no debe ser visto como una mera formalidad operativa; es un pilar fundamental que valida la existencia, condición y valuación de uno de los rubros más sensibles del estado de situación financiera. Su correcta ejecución impacta directamente la determinación del costo de ventas, la utilidad del ejercicio y, en consecuencia, la base gravable del Impuesto Sobre la Renta.

¿Qué bienes deben considerarse en este procedimiento?

Los inventarios comprenden artículos adquiridos, tangibles o intangibles, y que se mantienen para ser vendidos incluyendo, por ejemplo, mercancía adquirida por un detallista, terrenos y otras propiedades, software o videojuegos desarrollados, destinados para su venta. Los inventarios también incluyen artículos producidos o en procesos de fabricación por la entidad, ya sean tangibles o intangibles, así como materias primas y otros materiales en espera de ser utilizados en ese proceso. (NIF C-4, Inventarios, párrafo 30.2)

Clases de inventario

Materias primas y materiales: Las materias primas y los materiales son artículos que se transforman para elaborar bienes de consumo u otros artículos que se convertirán en productos terminados o en componentes de productos de una entidad manufacturera.

Producción en proceso: Por la naturaleza continua del proceso de fabricación y la necesidad de preparar información a ciertas fechas. Contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y, por tanto, los artículos que aún no estén terminados constituyen el inventario de producción en proceso y deben valuarse en proporción a los diferentes grados de avance que se tenga en cada uno de los elementos que forman su costo.

Artículos terminados: Comprende aquellos artículos destinados a su venta dentro del curso normal de las operaciones de la entidad y el importe reconocido debe ser el costo de producción tratándose de industrias y el costo de compra si se trata de comercios. (NIF C-4, Inventarios, párrafo 44.7)

El inventario físico es el control primario para:

• Detectar y disuadir el robo.
• Identificar ineficiencias operativas (ej. mal almacenamiento que daña el producto).
• Corregir errores en el registro de entradas y salidas de almacén

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¿Por qué realizar la toma física del inventario ayuda a mi Compañía?

Las empresas en México deben planear y ejecutar una toma física de inventarios al cierre del ejercicio para cumplir con la obligación fiscal de levantar inventario de existencias, mantener un control perpetuo y determinar el costo de lo vendido bajo costeo absorbente, además de documentar todo en la contabilidad requerida por el Código Fiscal de la Federación (CFF).

Para estructurar adecuadamente su procedimiento, es indispensable considerar los siguientes fundamentos legales:

Ley del ISR: El artículo 76 de la Ley del Impuesto sobre la Renta establece la obligación formal para los contribuyentes de levantar un inventario de existencias a la fecha en que concluya el ejercicio fiscal.

Reglamento de la LISR: Introduce una flexibilidad relevante para su operación, permitiendo dos modalidades:

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• Anticipación del conteo: La práctica del inventario puede anticiparse hasta el último día del mes anterior (es decir, hasta el 30 de noviembre).
• Conteo parcial: Puede efectuarse mediante conteos físicos parciales durante el ejercicio, eliminando la necesidad de realizarlo simultáneamente en todas las localidades.

Las firmas de auditoría apoyan observando y probando la toma física conforme a la NIA 501 “Evidencia de auditoría-Consideraciones específicas para determinadas áreas”, para generar evidencia suficiente sobre existencia y condición.

Existe una confusión común en las personas no involucradas con la administración y que contratan los servicios de auditoría, y ésta es que, la toma física de los inventarios es responsabilidad de los auditores. Los auditores no realizan el inventario físico, la responsabilidad de planificar y ejecutar el conteo es 100% de la compañía.

¿Qué impacto puede tener en los aspectos fiscales?

Sin duda el impacto monetario puede ser importante, lo que contablemente es un "gasto", fiscalmente puede ser "no deducible".

Mermas vs. robo

El conteo físico revelará diferencias y el faltante tiene dos tratamientos:

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• Mermas: Son pérdidas inherentes al proceso productivo o al material (ej. evaporación de un líquido, secado de un sólido). Estas mermas son deducibles siempre que sean normales para la industria y estén debidamente documentadas.
• Faltantes por robo o siniestro: Si el faltante se debe a un robo (interno o externo) o un evento de fuerza mayor (inundación, incendio), este NO es deducible automáticamente.
  
  • Para deducir esta pérdida, la compañía debe levantar un acta oportuna ante el Ministerio Público (una denuncia penal). Sin esta denuncia, el SAT rechazará la deducción, asumiendo que el producto faltante se vendió sin factura (enajenación omitida), y exigirá el pago del ISR e IVA correspondientes.

Recomendaciones técnicas en la toma física de inventarios

Una ejecución deficiente, la falta de controles adecuados o una planificación inadecuada pueden derivar en distorsiones materiales en los estados financieros, generando contingencias fiscales, sanciones y una erosión de la confianza de los interesados (accionistas, consejo de administración y autoridades). Para transformar esta obligación en un ejercicio de control robusto y asegurar la precisión de sus registros, es imperativo adoptar un enfoque técnico y metodológico.

A continuación, se describen las mejores prácticas recomendadas:

1. Etapa preliminar – Planeación y coordinación del inventario

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• Definir fechas y horarios específicos para la toma física.
• Programar el conteo con anticipación, preferiblemente en periodos de baja operación.
• Definir el orden de las áreas/secciones/localidades que serán objeto de conteo.
• Designar un coordinador general y equipos de conteo, garantizando segregación de funciones.
• Capacitar al personal en el procedimiento, herramientas (lectores de código de barras) y manejo de incidencias.

2. Organización del almacén

• Mantener el almacén ordenado e identificado.
• Clasificar y etiquetar uniformemente la mercancía.
• Elaborar un mapa del almacén para guiar a los equipos y evitar omisiones o duplicidades.
• Separar claramente artículos dañados, obsoletos o de baja rotación.
• Suspender movimientos de mercancía durante el conteo.

3. Control de documentación y sistemas

• Actualizar el sistema de inventarios días antes y congelar los movimientos durante el conteo.
• Utilizar listados pre-numerados para control y auditoría.
• Confirmar existencias en poder de terceros o en tránsito mediante evidencia escrita.

4. Actividades durante la toma física – conteo riguroso

• Permitir acceso únicamente al personal autorizado.
• Involucrar a las áreas de almacén y contabilidad.
• Registrar todos los detalles relevantes (serie, lote, estado, ubicación).
• Realizar conteos en parejas y aplicar un doble conteo ciego para validar exactitud.
• Resolver diferencias en el momento mediante un tercer conteo, si es necesario.

5. Supervisión y control de movimientos

• Impedir movimientos de inventario durante el conteo, salvo casos urgentes bajo control estricto.
• Supervisar activamente el proceso con auditores internos o externos, realizando conteos selectivos de prueba.

6. Acciones posteriores – Conciliación y registro contable

• Entregar resultados del conteo a contabilidad para su revisión y valuación.
• Comparar con registros contables y sistemas.
• Documentar las causas de diferencias y efectuar los ajustes necesarios.
• Formalizar las bajas por obsolescencia o daño mediante actas de destrucción conforme a requisitos fiscales.

7. Evaluación y mejora continua

• Analizar discrepancias para identificar fallos de control interno.
• Implementar planes de acción correctiva.
• Conservar toda la documentación soporte:
  
  • Memorandos o correos de planeación.
  • Listas de asistencia.
  • Reportes de levantamiento y diferencias.
  • Actas de ajuste firmadas.
  • Evidencia fotográfica.
  • Correos con la información y seguimiento.

Si el inventario es un rubro material (importante) en los estados financieros, el auditor tiene la obligación de presenciar el conteo físico.

Aquí es donde la firma de auditoría ayuda a la compañía:

1. Evaluación del Proceso (Antes del Conteo):

La firma de auditoría solicita y revisa el "Instructivo de toma física de inventarios" de la compañía.

Evalúan si el plan es adecuado: ¿Están las áreas del almacén bien delimitadas? ¿El personal involucrado es el adecuado? ¿Se usarán etiquetas (marbetes) con control secuencial, o mediante algún sistema electrónico? ¿Se detendrá la producción y el movimiento de almacén?

Cómo ayuda esto: Identifica debilidades en la planificación antes de que ocurran, evitando un conteo caótico o no fiable.

2. Observación y pruebas selectivas (durante el conteo):

• El día del conteo, el equipo de auditoría asiste al almacén y observa a los equipos de la compañía.
• Verifican que se siga el instructivo.
• Realizan "pruebas de recuento" (Test Counts). Esto implica que el auditor toma una muestra de artículos y los cuenta él mismo, para luego comparar su conteo con el del equipo de la compañía. Realizan pruebas en dos direcciones:
  
  • Del Piso al Listado: Seleccionan un artículo físico en el estante y verifican que esté en los registros de conteo.
    
  • Del Listado al Piso: Seleccionan un artículo del registro y piden que los lleven a su ubicación física para validarlo.

Adicionalmente, con el rigor de la norma de auditoría, puede que los equipos de auditoría realicen alguna selección particular, basadas en riesgo (Alto valor, alto volumen, fácil sustracción, etc.), como una combinación de ambas (Del Piso al Listado y Del Listado al Piso).

3. Verificación de la condición y el corte:

Condición: El auditor no solo cuenta. Busca activamente señales de obsolescencia (cajas polvorientas, empaques rotos, fechas de caducidad vencidas) y cuestiona a la administración sobre por qué esos artículos no han sido dados de baja o provisionados.

Corte de Operaciones: Esta es una de las ayudas más técnicas. El auditor se asegura de que la compañía tenga un control estricto sobre la última entrada (recepción de proveedor) y la última salida (envío a cliente) antes de iniciar el conteo. Esto evita que la mercancía se cuente doble o se omita.

4. Carta de recomendaciones (después del conteo):

Al finalizar la auditoría, la firma entrega una "Carta de observaciones y recomendaciones al control interno de la Compañía" (o carta a la gerencia) donde detalla todas las debilidades de control interno observadas durante el conteo.

Cómo ayuda esto: Es una hoja de ruta profesional para que la compañía mejore su proceso para el siguiente año.

Si el auditor no puede presenciar el conteo (y el inventario es material), se considera una limitación al alcance y puede verse forzado a emitir una opinión con salvedades o incluso una abstención de opinión sobre los estados financieros, lo cual es muy grave.

Más que un simple acompañamiento, en PGA implementamos soluciones proactivas. Nuestros profesionales especializados están listos para blindar su cierre fiscal al 31 de diciembre de 2025. Lideramos el proceso de observación de la toma física de inventario y brindamos soluciones prácticas que aseguran su cabal cumplimiento fiscal y contable ante los riesgos del cierre 2025. Nuestro propósito es claro: liberar a su administración de esta carga técnica para que pueda dedicarse por completo a maximizar los resultados operativos.

No espere al cierre del ejercicio. Póngase en contacto con nuestro equipo para una evaluación y permítanos apoyarlo en la realización exitosa de esta actividad.

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Escrito por Juan Carlos Arroyo Guevara.

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