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El 11 de diciembre de 2023 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para el Archivo Contable Gubernamental, emitido por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), el cual tiene por objeto la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de información financiera que aplicarán los entes públicos, mismo que entró en vigor al día siguiente de su publicación y su aplicación será obligatoria a partir del 1o. de enero de 2024.
Dicho Acuerdo establece que su objetivo es definir los términos que deberán observar los entes públicos a que hace referencia la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), para la custodia y conservación de la documentación contable, siendo su ámbito de aplicación los entes públicos señalados en el artículo 4, fracción XII de la LGCG, los cuales deberán apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley General de Archivos (LGA).
En dicho documento encontraremos definiciones que los sujetos obligados deberán contemplar, entre las que más resaltan se encuentran:
Archivo contable gubernamental.
Conjunto organizado de documentos contables (de registro, justificativos y comprobatorios) generados por los entes públicos, integrado principalmente por:
· Libros de contabilidad (Diario, Mayor e Inventarios y Balances)
· Documentos contables
· Manuales de Contabilidad Gubernamental y disposiciones emitidas por el CONAC
· Estados Financieros e informes periódicos oficiales
· La información generada por el sistema de contabilidad gubernamental, de conformidad con la LGCG.
Documentos contables.
Documentos que generan y amparan registros contables que afectan el patrimonio o modifican los elementos de los Estados Financieros, siendo los más representativos los siguientes:
· Documentos de registro. Documento contabilizador en el que se anotan las operaciones realizadas por un ente público que reflejan los movimientos contables efectuados, puede ser digital o físico y que, de manera enunciativa y no limitativa, se clasifican en:
- Póliza de Ingreso.
- Póliza de Egreso.
- Póliza de Diario.
· Documentos justificativos. Documentos originales legales y normativos en los que se establecen las obligaciones y derechos del ente público y que sustentan los registros contables aplicables; por ejemplo: convenios, contratos, oficios de comisión, acuerdos oficiales, actas del Consejo de Administración u Órganos de Gobierno, dictámenes, papeles de trabajo, resoluciones judiciales, etc.
· Documentos comprobatorios. Documentos originales que demuestran la entrega de las sumas de dinero o que recibieron o proporcionaron bienes y/o servicios y que, de manera enunciativa y no limitativa, son facturas, notas, recibos, etc.
Un punto a resaltar es el plazo de conservación en los archivos de trámite y concentración, en concordancia con la LGA, mismos que deben de estar señalados en el Catálogo de Disposición Documental. En el presente Acuerdo se indica que el periodo de guarda y custodia de la documentación contable será de 6 años, resaltando que los plazos de conservación serán contados a partir del año siguiente al cierre del ejercicio en que se genere la documentación contable. Asimismo, se contemplan algunas excepciones, entre las cuales encontramos la documentación comprobatoria original que ampara la adquisición de bienes inmuebles, muebles e intangibles, así como la documentación contable que se aporte en procedimientos administrativos o jurisdiccionales pendientes de resolución. De igual forma, se considera la documentación soporte o comprobatoria para la atención de observaciones de entes fiscalizadores que se encuentren pendientes de solventar, en seguimiento o en controversias de cualquier índole.
En conclusión, este Acuerdo viene a fortalecer la importancia de los Archivos Contables en el Sector Gobierno, toda vez que los sujetos obligados en su aplicación deberán emprender una serie de acciones para su cumplimiento, armonizando los temas que se correlacionan en la LGCG y LGA, entre los que destacan la actualización de su Catálogo de Disposición Documental, la adecuación de las condiciones mínimas de seguridad, la capacitación del personal y, por supuesto, la concientización sobre las responsabilidades que puedan resultar en dicha materia. Sin lugar a dudas, este Acuerdo abona a la transparencia, a la fiscalización y a la rendición de cuentas.
Autor: Mtro. Jorge Luis Valdez López
